국세청

국세청고시  제 2003-34호

전자기록의보전방법등에관한고시

제1장  총   칙

제1조 (목적) 이 고시는 국세기본법 제85조의3제3항 및 같은 법 시행령 제65조의7제2항의 규정에
의하여 납세자가 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우에 그 전자기록에 관한 보전방법 기타 필요한 사항에 관하여
규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 고시에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각호와 같다.

  1.“전산조직”이라 함은 전자의 원리에 의하여 숫자 · 문자 · 음성 · 영상 등을 처리하는 하드웨어 ·
소프트웨어 · 데이터베이스 · 운영요원 등으로 구성된 시스템을 말한다.

  2.“전자기록”이라 함은 전산조직에 의하여 전자적 형태 등으로 처리 · 송수신 또는 저장되는 정보를 말한다.
다만 촬영형태의 마이크로필름은 전자기록으로 보지 아니한다.

  3.“전자거래”라 함은 재화 또는 용역의 거래에 있어서 그 전부 또는 일부가 전자기록에 의하여 처리되는 거래를
말한다.

  4. "전산매체"라 함은 테이프릴(Tape Reel) · 테이프카트리지(Tape Cartridge) ·
CD(Compact Disk) · 디스켓(Diskette) 기타 정보보존장치를 말한다.

  5.“가시성”이라 함은 저장된 전자기록을 전산조직을 이용하여 화면표시기 및 프린터로 출력하여 읽어 볼 수
있도록 되어있는 상태를 말한다.

  6.“단위업무시스템”이라 함은 회계시스템 · 자재관리시스템 · 생산관리시스템 · 판매관리시스템 ·
인사관리시스템 등과 같은 개별업무별 시스템을 말한다.

  7.“데이터베이스관리시스템(DBMS)”이라 함은 데이터베이스에 자료를 작성 · 저장 · 통제 · 검색하고
저장된 자료에 접근하는 방법을 제공하는 소프트웨어의 일종을 말한다.

  8. "텍스트파일(Text File)"이라 함은 일반적인 문자 · 숫자 · 각종 기호들로만 이루어진 데이터를
담고 있는 파일(ASCII file, EBCDIC file 등)을 말한다.

  9.“외부개발 소프트웨어”라 함은 소프트웨어개발 전문업체에서 개발한 소프트웨어를 말하며, 업종별로 정형화한
프로그램 등을 작성하여 불특정 다수인에게 판매하는 소프트웨어(이하 "상업용 소프트웨어"라 한다)를 포함한다.

제3조 (적용 범위) ①이 고시는 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는
모든 납세자와 외부개발 소프트웨어 개발자에게 적용한다.

  ② 이 고시는 데이터베이스관리시스템(DBMS) 및 전자거래를 포함하여 전산조직을 이용하여 작성하는 모든
전자기록에 효력을 미친다.

제2장 전자기록의 보전에 관한 사항

제4조 (전자기록의 보존) ① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 장부와 증빙서류의 전부 또는
일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우 이에 관련되는 전자기록을 모두 보존하여야 한다.

  ② 제1항의 전자기록은 다음 각호의 요건을 갖추어 보존하여야 한다.

    1. 가시성 및 검색기능을 갖출 것

    2. 입력된 순서를 확인할 수 있을 것

    3. 수정 · 추가 · 삭제 등을 행한 경우에 그 내용을 확인할 수 있을 것

  ③ 제1항의 전자기록은 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 당해 국세의 법정신고기한이 경과한 날로부터 5년간
보존하여야 한다.

제5조 (전산조직의 개발과 운영에 관한 문서보존) ① 납세자는 전자기록 보존과 함께 전산조직의 개발과
운영에 관한 다음 각호의 문서를 보존하여야 한다.

    1. 전산처리업무의 처리절차 및 그에 관한 각종 규정 · 지침 · 기준

    2. 시스템의 운용설명서 (System Manual)

    3. 개체관계도 (Entity Relationship Diagram)

    4. 테이블 명세서(Table Description 레이아웃 및 개체정의 포함)

    5. 파일 또는 테이블 목록 (File List or Table List)

    6. 각종 코드표

    7. 이용자지침서 (User Manual)

  ② 제1항의 규정에 불구하고 상업용 소프트웨어를 이용하여 장부 및 증빙서류를 작성하는 경우에는 당해 소프트웨어
개발자가 납세자를 대신하여 제1항제1호 내지 제6호의 문서를 보존할 수 있다.

제6조 (전산조직 변경시 전자기록 보존) ① 전자기록을 작성한 전산조직이 기존 전자기록과 호환될 수
없는 다른 전산조직으로 교체되는 경우 납세자는 다음 각호 중 하나의 방법으로 기존 전자기록을 보존하여야 한다.

    1. 기존 전자기록을 새로운 시스템에 맞는 구조로 변환하여 보존할 것

    2. 기존 전자기록을 가시화 할 수 있는 시스템을 보유할 것

    3. 제4조제2항 각호의 요건을 갖추어 텍스트파일 또는 dbf파일로 변환하여 보존할 것

  ② 제1항제1호 또는 제3호의 방법으로 보존한 경우에는 납세자는 기존 전자기록이 완전하게 변환되었음을 입증할
책임이 있다.

  ③ 전산조직을 변경한 경우에는 그 변경사항을 기록한 문서와 기존시스템에 관한 제5조 각호의 문서를 보존하여야
한다.

제7조 (전자거래시 기록보존) 전자거래를 하는 납세자의 경우 기업활동 과정에서 생성되는 주요 계약서
등의 증빙서류와 함께 거래자 · 거래품목·거래연월일 · 수량 · 단가 · 공급가액 등의 구체적인 정보를 담고 있는 전자기록과 이에 관련된
통제사항을 보존하여야 한다.

제8조 (보존용 전자기록의 관리)  ① 이 고시에 의한 전자기록은 과세기간별로 전산매체에
복사(Back-up)하여 안전한 장소에 보존하고 관리하여야 한다.

  ② 제1항의 규정에 의하여 보존 · 관리하는 전산매체에는 자료의 종류 · 과세기간 · 보존기한 · 작성년월일
· 담당자 등을 기재한 표지를 부착하여야 한다.

제9조 (전자기록의 복구) ① 납세자는 전자기록 중 일부라도 분실 · 파괴 · 손상되어 제4조제2항
각호의 요건을 충족하지 못하게 되는 경우에는 지체없이 해당 파일을 복구하거나 재작성하여야 한다.  

  ② 제1항의 규정에 의하여 해당파일을 복구 또는 재작성할 수 없는 경우 과세표준신고와 관련된 장부 및 증빙
등의 입증에 관한 책임은 납세자에게 있다.

제3장  보  칙

제10조 (전자기록 등의 제출의무) ① 세무공무원이 각세법이 규정하는 바에 따라 세무조사 등 그
직무상의 목적으로 납세자가 보존하는 전자기록 및 제5조제1항 각호의 문서를 제출하도록 요구하는 경우에는 납세자는 지체없이 제출하여야 한다.

  ② 제1항의 규정에 의하여 세무공무원이 납세자가 보존하는 전자기록을 텍스트파일 또는 dbf파일로 변환하여
제출하도록 요구하는 경우에는 납세자는 지체없이 이에 응하여야 한다.

제11조 (적합성 검증) ① 세무공무원은 납세자가 보존하는 전자기록이 제4조제2항 각호의 규정에
적합한지 검증하기 위하여 세무조사시 또는 기타 필요한 경우에 점검을 실시할 수 있다. 이 경우 전자기록의 생성 · 보존과 관련된 입출력 절차,
자료경신 절차, 통제사항 및 보안절차 등을 포함한다.

  ② 세무공무원이 제1항의 규정에 의한 적합성 검증을 위하여  전자기록 및 소프트웨어 등을 요구하는 경우 납세자
또는 외부개발 소프트웨어를 개발한 자는 지체없이 이를 제출하여야 한다.

제12조 (전산조직운용명세서 제출) 전산조직을 이용하여 장부와 증빙서류를 작성한 납세자는 소득세 또는
법인세 과세표준신고서의 첨부서류로 별지서식에 의한 전산조직운용명세서를 관할세무서장에게 제출하여야 한다.

부     칙

① (시행일) 이 고시는 2003년 12월 1일부터 시행한다.

② (적용례) 이 고시는 이 고시 시행후 최초로 개시하는 과세기간분부터 적용한다. 다만 제6조의
개정규정은 이 고시 시행후 최초로 전산조직이 교체되는 분부터 적용하고, 제12조의 규정에 의한 전산조직운용명세서 개정서식은 2003년 12월
31일 종료하는 과세기간에 대한 소득세 또는 법인세 과세표준신고분부터 적용한다.

[별지서식]